Ein Seminarbesuch in einer anderen Stadt oder eine Geschäftsreise bringen etwas Abwechslung in den Arbeitsalltag. So kommen diejenigen, die auf die Geschäftsreise gehen, raus aus der Stadt, pflegen den Kontakt zu Kunden, Niederlassungen oder Außenstellen der Firma und lernen neue Leute kennen.
All das hört sich zunächst schön an, doch spätestens nach der Ankunft zu Hause muss noch die Reisekostenabrechnung gemacht werden – und diese ist leider nicht selten mit zusätzlicher Zeitinvestition und Mehraufwand verbunden. So müssen z. B. Telefonkosten, Übernachtungskosten, die Fahrtkosten mit Auto, Flugzeug oder Bahn sowie andere Nebenkosten einzeln angegeben und nachgewiesen werden.
Die Reisekostenabrechnung ist sowohl für die Mitarbeiter als auch für die Buchhaltung ein Horror, insbesondere wenn diese manuell und nur mit Unterstützung von Excel gemacht wird. Eine digitale Lösung für die Abrechnung der Reisekosten soll da endlich Abhilfe schaffen.
Die manuelle Reisekostenabrechnung gehört der Vergangenheit an
Mit der konventionellen Abrechnung gehen viele Schwierigkeiten und Nachteile einher:
• Bei größeren Geschäftsreisen mit vielen Abrechnungen kommt es zu verzögerter Bearbeitungszeit und Stau in der Buchhaltung.
• Fehlender Überblick bei Anpassungen der Auslandspauschale führt zu Falschangaben
• Die Mitarbeiter lassen sich beim Ausfüllen zu viel Zeit, wodurch Periodengrenzen überschritten werden und der Check sowie die Buchung noch länger dauern.
• Meistens fehlt es den Mitarbeitern an Motivation, Kenntnissen und Erfahrungen, wodurch Abrechnungen selten fehlerfrei sind.
• Die Reisekostenabrechnungen bedeuten sowohl für die Mitarbeiter als auch für die Buchhaltung einen großen Energie- und Zeitaufwand.
Der Umstieg auf ein digitales Tool oder eine
Reisekosten App für die digitalisierte Reisekostenabrechnung kann das Leben von Geschäftsreisenden deutlich einfacher machen. So haben Geschäftsreisende noch mehr Flexibilität, da sie die App von überall aus nutzen können.
Digitale Reisekostenabrechnung als perfekte Lösung für die Buchhaltung
Bei konventionellen Reisekostenabrechnungen müssen die Reisekostenbelege zuerst eingesammelt und die Formulare ausgefüllt werden. Danach werden diese genehmigt, eingereicht und gecheckt. Anstatt all diese Schritte machen zu müssen, kann die Reisekostenabrechnung mit einem digitalen Tool im Bruchteil der Zeit erledigt werden.
So kann der Mitarbeiter auf Geschäftsreisen jedes Mal bei getätigter Ausgabe für Reisekosten den Beleg digital in einer
Reisekostenabrechnungssoftware erfassen. Die Reisekostenabrechnung kann dann am Ende der Reise anhand einer Vorlage und Formularen ganz einfach gemacht werden. Anschließend muss für den Verpflegungsmehraufwand nur noch das notwendige Formular ausgefüllt werden.
Danach koordiniert das Programm die Abrechnungsgenehmigung und die Reisekostenabrechnung kann an die Buchhaltung geschickt werden. Aufgrund der Leistung des Programms geht es dann auch in der Buchhaltung deutlich einfacher und schneller. Mit der Digitalisierung der Reisekostenabrechnung hat sich das lästige Eintragen in Excel endlich erledigt.
Voraussetzungen für die Einführung einer Reisekosten-App
Zuerst muss der IT-Bereich des Unternehmens zuverlässig und ausreichend ausgestattet sein, damit sich die vollen Vorteile aus der Nutzung einer Reisekostenabrechnungssoftware entfalten können. Die IT-Abteilung ist somit für die Systemsicherheit verantwortlich, aber auch die Buchhaltung sollte mit den digitalen Reisekostenabrechnungen zurechtkommen. Außerdem müssen die Mitarbeiter über die Veränderungen entsprechend informiert und überzeugt werden. Unter Umständen bedarf es einer Schulung zur Softwarenutzung, damit alles einwandfrei und nachhaltig funktioniert.
